Gedragscode

1. Doel van de gedragsscode

Procumulator is een dienstverlener op het gebied van sourcing, procurement en contractmanagement met onder meer als doel om voor haar opdrachtgevers inkoopvoordeel  te behalen door middel van de bundeling van inkoopvolumes van goederen en/of diensten niet zijnde handelsgoederen.

Om op dit terrein succesvol te zijn en een betrouwbare partner te zijn voor zowel Klanten als leveranciers, is het van essentieel belang dat wij werken met inachtneming van strikte normen ten aanzien van onder meer integriteit, onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid. Deze Gedragscode speelt hierin een zeer belangrijke rol. Hierin zijn de fundamentele uitgangspunten en doelstellingen vastgelegd die we bij onze onderneming gebruiken. Al onze medewerkers dienen deze beleidsuitgangspunten te begrijpen, daarnaar te handelen en deze actief uit te dragen.

Deze Gedragscode geldt in bepaalde opzichten ook voor onze leveranciers, agenten en andere derden met wie wij zaken doen. In sommige gevallen is dat uitdrukkelijk in de tekst vermeld. Maar ook indien deze Gedragscode niet expliciet betrekking heeft op onze zakelijke partners verwachten wij van hen dat zij de waarden vastgelegd in deze Gedragscode zullen respecteren.

2. Integriteit

Onze onderneming dient een betrouwbare reputatie te hebben. Aan onze integriteit mag niet worden getwijfeld. Daarom is het noodzakelijk dat iedereen die bij of voor ons werkt de wet-  en regelgeving van de landen waar wij actief zijn naleeft en zich tevens houdt aan de binnen Procumulator geldende normen en waarden, zoals neergelegd in deze Gedragscode. Wij verlangen van onze medewerkers dat zij integer met elkaar, met klanten en met derden omgaan. Ook onze partners in het zakelijke verkeer, zoals leveranciers, agenten en opdrachtgevers, dienen integer en betrouwbaar te zijn.

Privacy

Wij respecteren de privacy van onze klanten en medewerkers en beschermen hun  persoonlijke gegevens. Bij onze activiteiten kan informatie worden verzameld over klanten, leveranciers, concurrenten en anderen. Wij behandelen deze gegevens vertrouwelijk en zullen deze uitsluitend gebruiken voor aanvaardbare bedrijfsdoeleinden van Procumulator waarbij de geldende regelgeving in acht wordt genomen.

Geschenken / uitnodigingen

Het algemene principe is dat medewerkers van Procumulator geen geschenken mogen aannemen of geven. Onder geschenken verstaan wij niet alleen producten, maar bijvoorbeeld ook diensten, entertainment, kaarten voor sportevenementen en dergelijke. Kortom, alles dat vrijwillig wordt gegeven en voor de ontvanger een bepaalde waarde heeft.

Er zijn gevallen waar het weigeren van een geschenk de persoon die het aanbiedt in verlegenheid kan brengen of kan kwetsen. Dat geldt bijvoorbeeld bij een bezoek aan het buitenland waar een geschenk uit dat land wordt aangeboden als onderdeel van een publieke gebeurtenis. In die gevallen mag het geschenk worden aangenomen namens de onderneming en moet dit worden gerapporteerd aan de directie. Dat geldt ook voor geschenken die per post worden toegestuurd. Eventuele ontvangen geschenken zullen periodiek worden verloot onder alle medewerkers van Procumulator.

Diners dienen altijd betaald te worden door de betreffende medewerker zelf tenzij de directie heeft goedgekeurd dat de onderneming of de andere partij dit betaalt. Uitnodigingen voor reizen of evenementen kunnen alleen geaccepteerd worden met goedkeuring van de directie.

Van onze leveranciers en andere zakelijke partners verwachten wij dat zij zich zullen onthouden van het aanbieden van geschenken aan onze medewerkers of aan derden met het doel hen te beïnvloeden. Indien wij constateren dat in strijd hiermee wordt gehandeld, kunnen wij de commerciële relatie beëindigen.

Het is in geen geval toegestaan om steekpenningen te geven of aan te nemen.

Diefstal en fraude

Het is het beleid van Procumulator om gevallen van interne en externe diefstal die met Procumulator verband houden onmiddellijk te onderzoeken, te rapporteren en, in voorkomende gevallen, gerechtelijk te doen vervolgen. Indien een medewerker van Procumulator zich schuldig maakt aan diefstal of fraude leidt dit in alle gevallen tot  ontslag.

Administratie

Het management dient er voor zorg te dragen dat alle relevante transacties en andere handelingen correct, nauwkeurig en waarheidsgetrouw worden vastgelegd in de administratie.

Belangenconflicten

Wij zijn afhankelijk van het vertrouwen van onze klanten en leveranciers. Belangenconflicten of de schijn ervan ondermijnen de goede reputatie en onafhankelijke positie  van Procumulator. Een belangenconflict ontstaat in een situatie waarin de contacten of de positie van een medewerker binnen de onderneming wordt gebruikt om persoonlijke, zakelijke of financiële belangen te dienen, al dan niet ten nadele van de onderneming. Elke situatie waarin een conflict (of de schijn van een conflict) zou kunnen ontstaan tussen privébelangen en die van Procumulator dient te worden vermeden. Meer in het bijzonder geldt dat iedere  transactie

van een opdrachtgever waarbij een medewerker op enige wijze een privébelang heeft, moet worden goedgekeurd door de directie van Procumulator. Hieronder vallen transacties met de medewerker zelf, maar ook transacties met ondernemingen waarin zo’n medewerker een belang heeft of op andere wijze in privé bij is betrokken (bijvoorbeeld als adviseur of commissaris).

3. Zaken doen

Klanten

Onze klanten zijn bepalend voor ons succes. Uitgangspunt is dan ook dat wij alles in het werk stellen om aan de wensen van onze klanten te voldoen of die te overtreffen. Wij geven onze klanten goede service en staan open voor klachten, commentaar en advies.

Concurrentie

Wij doen zaken op basis van een eerlijke en ethische bedrijfsvoering, goede trouw en integriteit. We verwachten hetzelfde van iedereen met wie wij zaken doen.

Medewerkers van Procumulator mogen geen informatie uitwisselen met leveranciers of opdrachtgevers over prijzen en marktaandelen indien dat leidt tot overtreding van de mededingingswetgeving. Ook mogen zij geen concurrentiegevoelige informatie van of met betrekking tot een bepaalde opdrachtgever verstrekken aan andere opdrachtgevers.

4. Bedrijfsmiddelen en informatie

Financiële middelen van de onderneming

Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het juiste gebruik, de bescherming en het behouden van de financiële middelen van de onderneming. Deze middelen bestaan onder meer uit pinpassen, creditcards, nota’s en bonnen. Het is van essentieel belang deze te beschermen tegen misbruik, verlies of diefstal. Alle claims, bonnen, nota’s en rekeningen moeten correct en volledig zijn.

Computergebruik, Internet en email

Een goed functionerende computertechnologie en infrastructuur is van essentieel belang voor ons zakelijk succes. Iedere medewerker die gebruik maakt van een computer en het netwerk heeft dan ook de taak deze middelen op een verantwoorde wijze te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn bestemd. Persoonlijk (niet-zakelijk) gebruik moet redelijk zijn en dient tot een minimum beperkt te blijven.

Vertrouwelijkheid

Iedere medewerker heeft de plicht zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ongeoorloofde bekendmaking van vertrouwelijke informatie kan Procumulator en/of haar klanten schade berokkenen en kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben.

5. Arbeids-omstandigheden en werkomgeving

Onze managementstijl is erop gericht om omstandigheden te creëren waarin onze medewerkers betrokken zijn bij en zich verantwoordelijk voelen voor hun werk. Procumulator biedt goede, veilige en gezonde werkomstandigheden.

Discriminatie

Procumulator voert een personeelsbeleid waarbij geen onderscheid wordt gemaakt op basis van iemands ras, godsdienst, seksuele geaardheid, politieke voorkeur, handicap of ander gelijksoortige status. Geen enkele vorm van discriminatie op basis van deze kenmerken wordt getolereerd.

Intimidatie en pesten

Seksuele intimidatie, andere vormen van intimidatie en pesten zijn ontoelaatbaar. Leidinggevenden dienen alert te zijn op mogelijke gevallen van intimidatie of pesten  en deze situatie zo spoedig mogelijk beëindigen. Klachten kunnen worden ingediend  bij  de directie. Naar aanleiding van een klacht zal er door Procumulator  een onderzoek worden ingesteld en zullen er zonodig passende maatregelen worden genomen.

Drugs

Wij verwachten van onze medewerkers dat zij zich steeds naar behoren zullen gedragen. Dat betekent onder meer dat het gebruik van drugs op de werkplek en tijdens werktijd ten strengste verboden is.

Vrijheid van vereniging

Medewerkers hebben het recht zich te verenigen en collectief te onderhandelen. Ook mogen zij lid worden van een vakbond of ondernemingsraad.

Nevenactiviteiten

Wij vinden het een goede zaak als onze medewerkers nevenactiviteiten hebben, mits deze niet strijdig zijn met de belangen van Procumulator. Indien deze activiteiten moeten worden ingepast in de dagelijkse werkzaamheden gebeurt dit in overleg met het management.

6. Arbeids-omstandigheden bij leveranciers

Onze klanten betrekken producten uit een groot aantal landen met zeer verschillende culturele achtergronden en uiteenlopende sociaal-maatschappelijke omstandigheden. Daarom stellen wij een aantal basisvoorwaarden aan de wijze waarop en de condities waaronder door de leveranciers en fabrikanten waarmee wij zaken doen wordt gewerkt.

Fundamentele uitgangspunten en doelstelling zijn vastgelegd in een gedragscode voor leveranciers en fabrikanten

7. Naleving

Medewerkers

Het is van essentieel belang dat de medewerkers op een integere wijze handelen en behandeld worden. Dat betekent dat zij op de hoogte moeten zijn van deze Gedragscode en daar naar eer en geweten naar moeten handelen. Wanneer deze normen niet naar behoren worden nageleefd, schaden zij niet alleen zichzelf maar ook hun collega’s en Procumulator als geheel. Schending van deze Gedragscode kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband.

Leveranciers en andere betrokkenen

Zoals toegelicht in gedragscode voor leveranciers verwachten wij ook van onze leveranciers en andere zakelijke partners dat zij zich houden aan de uitgangspunten van deze Gedragscode. Indien wij vaststellen dat er in strijd met deze Gedragscode wordt gehandeld, behouden wij ons het recht voor om de commerciële relatie, eventueel met onmiddellijke ingang, te beëindigen.

Meldingsregeling

Omdat wij streven naar een cultuur die is gebaseerd op integriteit, vertrouwen en individuele verantwoordelijkheid, biedt Procumulator haar medewerkers een veilige en eerlijke manier om gedrag te melden dat in strijd is met deze Gedragscode. Ook is het mogelijk om vaststaande of vermoedelijke overtredingen van geldende wetten, regels en voorschriften te melden. Wij hanteren daarvoor een meldingsregeling. Deze biedt de mogelijkheid om eventuele misstanden te melden bij de directie.