Interview met Koen van Doorn over NPR-inkooporganisatie van Kamera Express.
Betere contracten en lagere kosten: Een professionaliseringsslag op de NPR-inkooporganisatie van Kamera Express.
OVER KAMERA EXPRESS
Wie? Koen van Doorn
Bedrijf? Kamera Express
Functie? Chief Officer Operations
Bedrijfsgrootte? > 450 medewerkers
Sinds? Oktober 2018
Kamera Express is met de verkoop en verhuur van foto- en videomateriaal een one-stop-shop voor foto- en videoliefhebbers. Het bedrijf maakt de laatste jaren een internationale groei door; gehuisvest in maar liefst 4 landen, met 33 fysieke winkels en meer dan 450 gangmakers. De grootste uitdagingen voor Kamera Express? Blijven groeien, nationaal én internationaal. Met deze groeiende ambitie wordt ook de Non Product Related inkoop steeds omvangrijker. Sinds 2021 zorgt Procumulator voor een professionele en kostenbesparende NPR inkooporganisatie bij Kamera Express.
“PROFESSIONEEL, KOSTENBESPAREND en ontzorgend”
Van logistieke leveranciers, tot IT-systemen en uiteenlopende marketingmaterialen; een deel van de inkoop bij Kamera Express bestaat uit Non Product Related (NPR) goederen. Tot voor kort had het bedrijf weinig grip op de circa 70 NPR segmenten. Toen Koen van Doorn eind 2018 als COO bij Kamera Express instapte, was dit dan ook één van de eerste actiepunten op zijn lijstje: het professionaliseren van de inkoop van NPR. We spraken hem over zijn ervaring met het uitbesteden van NPR inkoop bij Procumulator.
Het was een noodzaak om eerst inzicht te krijgen in-, en grip te krijgen op de NPR spends. Daarnaast wilde Koen waar mogelijk besparingen realiseren en indexaties minimaliseren. De NPR inkooporganisatie bestond veelal uit mondelinge afspraken met leveranciers; er lagen weinig contracten onder. “We hadden intern wel inkoopkennis van onze verkoopproducten, maar we hadden geen specialistische kennis van alle uiteenlopende gebieden van NPR inkoop. Denk aan leveranciers voor verpakkingen, security, marketingtools of energie. Dat is als midden- of kleinbedrijf ook onrealistisch; deze vorm van inkoop krijg je bijna niet intern geregeld,” vertelt Koen.
GRIP EN BESPARING OP JE SPEND
Begin 2021 begon Procumulator met een spendanalyse. “Ik kende Procumulator al via mijn vorige werkgever, Blokker. Ook onze Retail Directeur Marvin Kohen heeft bij zijn vorige werkgever BCC samengewerkt met Procumulator. De link was dus al snel gelegd,” vertelt Koen. “Procumulator heeft direct waarde toegevoegd door de spends inzichtelijk te maken en contracten vast te leggen met leveranciers. Hiermee heeft Procumulator een stukje contractmanagement op zich genomen, wat ons direct heeft ontzorgd. Ook hebben we met behulp van Procumulator vrijwel direct een aantal forse besparingen kunnen realiseren, zoals op reclame-uitingen en verpakkingsmaterialen. Dat is een enorm succes geweest,” aldus Koen.
“Met Procumulator krijg je waar voor je geld. De investering die je als bedrijf doet, betaalt zichzelf ruimschoots terug.”
DUURZAME NPR INKOOP
Duurzaamheid wordt een steeds belangrijker onderdeel voor veel bedrijven. Op het gebied van inkoop kan juist het verschil worden gemaakt. Procumulator draagt daarom bij aan duurzaamheidsinitiatieven, door haar klanten te clusteren bij de inkoop van duurzame diensten of producten en door organisaties te adviseren over de wijze waarop duurzaamheid binnen inkoop kan worden meegenomen. “Duurzaam ondernemen vinden we ongelofelijk belangrijk. Wij zijn eigenlijk te klein om eisen te stellen aan grote pakketvervoerder, maar door meerdere grotere en kleinere bedrijven te clusteren sta je als geheel sterker. Daar kunnen wij als kleiner bedrijf op meeliften,” legt Koen uit. “Duurzame inkoop is niet alleen voor ons een grote toegevoegde waarde, maar ook voor onze klanten. Een groot deel van onze klanten zijn ook echt buitenmensen, namelijk natuurfotografen die echt begaan zijn met het milieu.”
TRENDS IN DE MARKT
Markten veranderen snel. Zo ook de inkoopmarkt, vertelt Koen: “Ik heb zelf maar een beperkt idee van deze marktontwikkelingen. Procumulator heeft die expertise wel. Het is weleens voorgekomen dat we een contract hadden afgesloten en dat we 3 tot 4% extra indexatiekosten moesten betalen. Fors, dachten we zelf. Procumulator is op de hoogte van de ontwikkelingen in de huidige markt, waarbij in sommige gevallen tot wel 10% indexatiekosten wordt gerekend. In dat geval hebben we het goed gedaan, terwijl je dat in eerste instantie niet had verwacht. Die marktkennis relativeert.”
EEN SUCCESVOLLE SAMENWERKING
De samenwerking met Procumulator heeft Koen op meerdere vlakken als positief ervaren. “Procumulator heeft onze verwachte resultaten zeker behaald. Je krijgt waar voor je geld. De investering die je als bedrijf doet, betaalt zichzelf ruimschoots terug,” vertelt Koen.
Ook het contact ervaarde hij als positief: “Ze zijn altijd bereikbaar, we werken gezamenlijk naar deadlines toe en je merkt dat de mensen die aan de andere kant van de tafel zitten er verstand van hebben. Het is een professionele partij in contact en uitvoering”.
“Ik zou Procumulator aan elke MKB’er aanraden. Je wordt ontzorgd op het gebied van contractmanagement, kostenbesparingen én duurzame inkoop. Als bedrijf zou je Procumulator eigenlijk moeten willen, want zelf kun je dit alles bijna niet in de hand houden.”
